Las facturas de clientes reflejan un movimiento de stock real sobre los almacenes, siempre y cuando la factura no se genere por un traspaso de albarán a factura, ya que el movimiento de salida de stock ya lo habrá realizado el albarán.
Las introducción de una factura de cliente, se divide en varios apartados que són:
1.- Cabecera / Opciones de cabecera.
2.- Detalle.
3.- F. Pago./ Previsiones
4.- Contrapartidas.
5.- Observac.
6.- Envio y transp.
En la parte del pie del documento, también hay funcionalidades y utilidades que nos pueden servir de ayuda.
También, refiriéndonos a apartados que no són propios de cada una de las pestañas de DAF, en la lista amarilla de carga de los documentos, tenemos varias teclas de función que nos pueden ser de gran ayuda para agilizar el trabajo.
Las facturas intracomunitarias de clientes son aquellas que la dirección fiscal de la cuenta corresponda a un pais intracomunitario o bien las que así se indiquen en la propia factura.
Cabe indicar que el cáculo de iva es exáctamente el mismo para el resto de las facturas, ya que las facturas intracomunitaras no son exentas. Por ello en el pie resumen de la factura veremos si así se lo hemos indicado en las líneas el total del iva que corresponda a la base del 16%,7%, etc…
Pero estas facturas no se verán reflejadas en la declaración del iva, ya que tienen un listado propio para identificarlas; de igual manera el programa identificará estas facturas con una clave de operación para la presentación del modelo 340 propia.
Así generará el asiento a contabilidad una factura de cliente intracomunitaria:
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Fecha de asiento
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Concepto
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Cta.Debe
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Cta. Haber |
Importe
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| 22/05/2009 | Factura intracomunitaria nº 526/55 | 7000001 |
132.00€
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| 22/05/2009 | Factura intracomunitaria nº 526/55 | 4770001 |
21.12€
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| 22/05/2009 | Factura intracomunitaria nº 526/55 | 4300997 |
132.00€
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| 22/05/2009 | Factura intracomunitaria nº 526/55 | 4720001 |
21.12€
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F3 -> Lanza la impresión de etiquetas directamente, siempre y cuando así esté definida la máscara.
Ctrl + F3 -> Lanza la pantalla de impresión de etiquetas con los parámetros de impresión por defecto.
CABECERA
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- Contador: Se puede asignar un contador independiente por usuario. Puede utilizar las opciones de contadores.
- Número: Número del contador correspondiente, este número se puede modificar e incluso poner números atrasados, es independiente este número de otros que hay en otros contadores de facturas de clientes.
- F. Doc: Indica la fecha en que se contabiliza la factura. Puede utilizar las opciones de fecha.
- Hora: Hora del movimiento.
- Serie: Se pueden asignar un series independiente por usuario. La serie sirve para identificar facturas de diferentes proveedores. Puede utilizar las opciones de series.
- Cuenta: Código de cuenta del cliente. Puede utilizar las opciones de cuentas.
Tenemos la posibilidad de saber si la cuenta tiene apuntes pendientes de relacionar con el documento. La manera de saber si la cuenta está en este estado, que en la introducción del código de la cuenta, el texto «cuenta» aparece de un color diferente (rojo). - R.Social: Corresponde a la descripción de la persona que la cuenta tiene relacionada. Sólo en el caso de que la cuenta de proveedores sea 4300000 (Clientes Varios), podremos utilizar las opciones de personas.
- Cif: Corresponde a la cif de la persona que la cuenta tiene relacionada.
- Vendedor: Corresponde al vendedor asignado por defecto al cliente aunque se puede variar. Puede utilizar las opciones de vendedores.
- Descrip.: Descripción del documento.
- Clave OP.Iva.: Es la clave identificativa con que se presentará en el modelo 340
- Lote 340: Es el número de lote con que el programa ha identificado esta factura (conjunto de facturas) para la presentación del modelo.
CABECERA DESCUENTOS / DIVISAS
En la cabecera de los documentos, existe el botón para acceder a la asignación de descuentos y divisas de la cabecera, que afectarán a la suma de importes del total de las líneas de los documentos. Estos descuentos se llaman descuentos de cabecera.
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Esta nos informa de los importes por orden de: Dto.Especial, Otros Dtos., Dto.Pronto Pago, Dto. Rappel, Importe de Retención, Import Recargo Financiero.
La pantalla de asignación de descuentos es:
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- Divisa Empresa: Indica la divisa definida en el mantenimiento de la empresa.
- Divisa Cuenta: Indica la divisa de la cuenta.
Todos los descuentos actúan de igual forma y se pueden utilizar las opciones de descuento.
DETALLE
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- Cód. Art.: Código de artículo. Puede utilizar las opciones de búsqueda de artículos. Puede utilizar las opciones de artículos.
- Descripción: Descripción del artículo introducido. En caso de que la descripción del artículo sea mayor al ancho de la columna, tenemos la posibilidad de editar la descripción pulsando la tecla ABAJO y grabándo dicha modificación con la tecla TAB.
- Cantidad: Cantidad a introducir en el almacén. Puede utilizar las opciones de cantidad.
- Pres.: Cantidad de presentación. El factor de esta cantidad, se multiplicará por la cantidad de la línea.
- Precio: Precio de compra del artículo. El precio que se introduzca, será actualizado en las tarifas de proveedores de este artículo, así la próxima vez que hagamos una entrada de este artículo, nos dará el precio de la última entrada a este mismo proveedor.
- Importe: Resultado de la multiplicación de los tres campos anteriores.
- Tarifa: Indica la tarifa que se está utilizando. En la columna de Tarifa, se indica el código de la maestro de tarifas, pero nos podemos encontrar en blanco este campo, esto quiere decir que se ha modificado el precio y no pertenece a ninguna tarifa; y si aparece TCI indica que pertenece a una tarifa especial del cliente. Se pueden utilizar las opciones de tarifa.
- Almacén: Almacén al cual queremos destinar la cantidad introducida aunque en este documento no intervenga el stock pero puede ser útil para futuros traspasos. Puede utilizar la consultas de almacenes.
- Descuento: Descuento en línea del artículo. Se tiene que recordar que los descuentos introducir por catálogos, pertenecen al tipo «Descuento de Artículo». Consulte las diferentes formas de introducir los descuentos de las líneas de los documentos en opciones de descuentos.
- Impuesto: Impuesto establecido para la línea de este artículo. Puede utilizar las opciones de impuestos.
Existe la posibilidad de cambiar el formato de visualización de las líneas mediante un menú alternativo en el introductor.
Cuando está en modo normal, es decir sin alta o modificado, el documento, se verá este pop up apretando botón derecho del mouse sobre la línea:
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En caso contrario, cuando se modifica o se da de alta un documento vera el siguiente aspecto según el ejemplo anterior:
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Existen dos maneras para modificar la línea mediante el editor de marcas:
- La selección del formato en la línea: Modifica la línea seleccionada con los parámetros que hayamos puesto
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- Formatos: Asignamos diferentes formatos, cada uno con sus propias características
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Los formatos realizados nos saldrán directamente en el pop up, como:
– Marca [nombre formato]
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La visualización sólo afectará a la columna de descripción de la línea.
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PREVISIONES
El tratamiento de las previsiones de los documentos funciona automáticamente sin que el usuario tenga que realizar ningún cambio en las líneas de previsiones, excepto cuando ésta se necesita remesar directamente desde la pantalla. El usuario, de igual forma puede realizar todos los cambios posibles pero previamente tiene que cambiar el estado de estas previsiones automáticas y pasarlas a «manual».
-En el estado «Manual» de las previsiones el usuario podrá como hasta ahora cambiar la distribución de las previsiones según sus necesidades, así como cambiar plazos existentes, cuentas de previsión de cobro/pago, forma de pago, etc…
A este estado de distribución manual se puede acceder de dos formas: la primera es desde la misma pestaña de previsiones pulsando sobre el botón de manual; el otro modo de acceder a este estado es pulsando F11 sobre cualquier punto del documento cuando éste está en modo de modificación o alta.
-En el estado «Automático» de las previsiones, el usuario simplemente podrá remesar las previsiones distribuidas según los datos de la cuenta de cliente/proveedor.
La distinción del modo en que se está trabajando en el documento se verá en el color de la distribución de la forma de pago:
1.- Azul : Tanto la distribución de las previsiones como la forma de pago, tendrán este color cuando la factura obtenga los datos de la cuenta.
2.- Rojo : Este color nos distinguirá entre la forma de distribución de las previsiones de un documento (nombre de la forma de pago), o bien
indicando la palabra «Usuario» cuando la distribución de las previsiones se haya establecido mediante una modificación manual. También se establece
este criterio en la cuenta de previsión de pago.
La pantalla se distribuye en dos apartados:
El primero es donde tenemos las líneas de previsiones pendientes de remesar, es decir, cobrar o pagar.
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- Forma de pago: Indica la forma de pago utilizada en el documento. Por defecto, al dar de alta un nuevo documento obtendremos la forma de pago de la cuenta. En este campo podremos ver el cambio de estado de las previsiones de automático o manual. También tendremos que tener en cuenta que la distribución de las fechas de las previsiones una vez seleccionada una forma de pago cambiará siguiendo el criterio de ésta. Los botones que a continuación se presentan son el de localización de formas de pago de catálogos y el inmediatamente siguiente sirve para obtener los datos de la forma de pago que la cuenta tiene definido en el maestro.
Vea el criterio de DAFWin a la hora de distribuir las fechas de los vencimientos de las previsiones en este link. - C.Previsión Cobro / Pago: Esta es la cuenta que indica (por defecto) la cuenta de previsión de cobro o pago de las líneas de la previsión de la factura. Aquí también podremos ver el cambio de estado de las previsiones de automático a manual según al selección del usuario. La cuenta de previsión de cobro/pago sirve para saber en los diferentes listados de previsiones las previsiones pendientes de remesar. Los botones que a continuación se presentan son el de localización de cuentas y el inmediatamente siguiente sirve para obtener la cuenta de previsión de cobro/pago que la cuenta tiene definida en el maestro.
- C.Banc.: Se refiere a la cuenta bancaria de la cuenta. La cuenta bancaria que valida el programa se basa en la definición de cuentas españolas, es decir, 20 dígitos en total que deberán conformar con los datos del banco, entidad, dígito de control y cuenta. Esto no quiere decir que el programa no admita cuentas bancarias internacionales, simplemente que éstas tienen un trato diferente y por lo tanto el programa no hará ningún tipo de validación.
Las cuentas bancarias internacionales de las cuentas también las podremos introducirc como cuentas bancarias dejando un espacio en blanco al principio de la cuenta, de otra manera, el programa siempre comparará la cuenta introducida con una española. Los botones que a continuación se presentan son el de localización de entidades bancarias y el inmediatamente siguiente sirve para obtener la cuenta bancaria que la cuenta tiene definida en el maestro. - Días de Cobro/Pago: Indica los días definidos en la forma de pago como días de cobro/pago. En este campo podremos ver el cambio de estado de las previsiones de automático o manual.
- Fecha Vto.: Fecha vencimiento de la previsión. Puede utilizar las opciones de fecha.
- Descripción: Descripción de la línea de previsión.
- Importe: Importe del vencimiento.
- Cta. Previsión: Es la cuenta de tesorería de la línea de previsión de cobro/pago.
- Cta. Cobro/Pago: Es la cuenta de tesorería de la línea de cobro/pago.
- Pulsándo lanza la pantalla de distribución de previsiones pendientes de pago en distintos vencimientos.
- Efecto: En caso de que se haya agrupado la previsión en un efecto, muestra el detalle del mismo con todas sus líneas de previsión.
- Detalle Remesa: En caso de que se haya remesado la previsión, muestra el detalle de la misma con todas sus líneas de previsión.
En caso de que se salde una previsión por esta pantalla en lugar de por la opción de cobros y pagos, el programa igualmente genera una remesa de dicha previsión.
Un segundo recuadro, són los apuntes de la cuenta de cabecera del documento, que se pueden relacionar a las previsiones pendientes, a la hora de aceptar el documento, la previsión antes introducida cómo un apunte, pasa a estar relacionada al documento, relacionando la remesa generada es su día (con las consecüencias de si está traspasa, el total de la previsión, etc…)
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El tercero es donde podremos visualizar datos de las remesas ya remesadas, es decir, cobradas o pagadas.
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- Aquí es donde podremos visualizar las previsiones remesadas y podemos también obtener un detalle de la remesa en la que ha sido cobrada/pagada la previsión, fechas, cta, etc…
CONTRAPARTIDAS / SECCIONES ANALÍTICAS
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- En el apartado de las contrapartidas es donde se podrán desglosar las diferentes cuentas de ventas/gastos para el traspaso a contabilidad.
- Las contrapartidas pueden ser de empresa [EMP], cuenta [CTA], familias [FAM], o bien puede modificarlas el usuario según sus necesidades, dado este caso marcará [USU].
- La definición de las contrapartidas, se definen en el mantenimiento de empresa, y es aconsejable tomar la decisión de qué contrapartidas utilizaremos por defecto antes de comenzar a trabajar con el programa.
- El desglose de los importes de las contrapartidas varía en función de la variable establecida.
- Cuando la variable es
empresa
- , el importe total de la contrapartida será el que indique en el apartado del menú horizontal cuentas generales de empresa . Excepto si hay un importe en negativo que entonces cojerá como cuenta de contrapartidas del mismo lugar del programa la cuenta de ventas/abono.
- Cuando la variable es la
cuenta
- el importe total de la contrapartida será el desglose de las cuentas según la cuenta del documento. Se tienen que definir los porcentajes y las cuentas de ventas desde el propio mantenimiento de la cuenta . En caso de haber un importe negativo cojerá como cuenta de contrapartida la que haya definida en la definición de cuentas generales de la empresa.Cuando la variable es la
familia
- , el desglose de las cuentas de contrapartidas irá en función del porcentaje de las familias de ventas de los artículos del documento. Los porcentajes se calculan automáticamente, pero las cuentas se tienen que definir desde el mantenimiento de familias . En este caso, para los importes en negativo también se defina la cuenta en el mantenimiento de familias.
- Cuando el usuario modifica cualquiera de los datos de las contrapartidas el programa automáticamente define la variable de
usuario
- , a partir de entonces el programa cuadrará el importe de las contrapartidas en la última línea con la cuenta de ventas por defecto de la empresa.
- Contrapartidas: Cuenta de ventas/compras. Puede utilizar las opciones de cuentas.
- %: Campo calculado del porcentaje perteneciente a su importe.
- Importe: Importe que se aplica a la contrapartida de la misma línea.
- Sección: Sección analítica. Puede utilizar las opciones de secciones analíticas.
- %: Campo calculado del porcentaje perteneciente a su importe.
- Importe: Importe que se aplica a la sección analítica de la misma línea.
La suma de los importes de las secciones analíticas y de contrapartidas tiene que ser igual al total de la base imponible del documento.
OBSERVACIONES
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- Observaciones: Són lineas de observaciones ilimitadas del documento que luego se reflejarán en la impresión del mismo.
- Observaciones de la cuenta: Pulsando sobre ese icono nos mostrará un recuadro con las observaciones introducidas en el mantenimiento de proveedores.
La rejilla inferior muestra los criterios de la cuenta.
ENVIO / TRANSPORTE
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- Transporte: Empresa de transporte en la que se realiza en envio o recepción del material. Puede utilizar las opciones de transportista.
- Medios: Nuestros Medios / Sus Medios / Reembolso / Ninguno.
- Tipo: Pagados / Debidos / Ninguno En caso de querer cambiar esta dirección por otra del mismo proveedor se tendrá que pulsar la lupa para que aparezca la pantalla de búsqueda de direcciones.
- Bultos: En caso de activar el chek de bultos por línea, esta opción desaparece y en el detalle del documento genera otra columna para los bultos.
- Peso: Peso total del documento.
PIE DE FACTURA
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- Cantidad acumulada : Tarifa de precio seleccionada en la línea de artículo.
- Tarifa: Tarifa de precio seleccionada en la línea de artículo.
- Almacén: Tarifa de precio seleccionada en la línea de artículo.
- Medida: Tarifa de precio seleccionada en la línea de artículo.
- Importe: Importe total del documento.
- Teclas de función:
- F2: Deshacer escandallo
- F3: Borrar escandallo
- F4: Cambiar presentación
- F5: Asignar / Ver series
- F6: Calculo cantidad
- F7: Hist. traspasos
- F8: Estado
- F9: Comisiones
- S.B.: Suma Bruta
- Dtos.: Total descuentos de cabecera (Suma de descuentos de cabecera, excepto suplidos y retención)
- Base: Base imponible
- IVA: Total importe de impuestos de las línea
- R.F.: Recargo Financiero
- Total: Importe total documento.
- R.E: Importe recargo de equivalencia
- Supl.: Importe del impuesto suplido.
- Ret.: Importe de retención.
- V.O.: Valor original del documento.
- Portes: Base, valor del impuesto de los portes y recargo de equivalencia de los portes.